Schwierige Gespräche führen: mit diesem Rezept bist du erfolgreich!

von | Gesprächsführung, Bewusste Kommunikation, Führungskompetenz, Kommunikationsrezept

Du kennst das: diese unangenehmen und schwierigen Gespräche. Schon Tage oder Wochen vorher machst du dich verrückt. Die Sache liegt dir wie ein Stein im Magen und du malst dir 1.000 Szenarien aus, warum es nicht gut laufen wird.

Woher kommt das?

Solche Erfahrungen haben wir glaub ich alle schon gemacht – dass es im Gespräch plötzlich knallt oder das Thema einfach anstrengt. Dass du mit Leuten reden musst, die dich nerven. Oder es um was Neues geht, was dich unsicher und nervös macht. Zum Beispiel, wenn du :

  • neu als Führungskraft bist und über Gehalt sprechen
  • Kolleg:innen oder Mitarbeiter:innen unangenehme Aufgaben geben oder
  • jemanden kritisieren musst

Keine Sorge: du bist nicht allein!

Und weißt du was?

Unangenehme Gespräche haben sogar viele Vorteile. Sie geben dir die Chance, zu wachsen. Du lernst, zu sagen was du denkst und möchtest – und zwar so, dass du verstanden wirst.

Das macht dich stärker. Und sicherer. Fürs ganze Leben.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du da hinkommst. Zum Beispiel, wie du ein Gespräch vorbereitest, dich in schwierigen Situationen verhältst und mit Gefühlen umgehst. Meine Tipps und Rezepte geben dir Struktur. So hast du in Zukunft einen Leitfaden für alle schwierigen Gespräche. Also schnapp dir ein Käffchen oder Tee. Machs dir bequem und finde heraus, wie du ab sofort souverän und selbstbewusst fiese Gespräche rockst.

Fiese Gespräche sind kaum zu managen? Ich erklär dir, warum das Quatsch ist! 

Oft machen wir uns im Vorfeld viel zu sehr verrückt. Das merkste dann später. Und du weißt ja selbst – alle kochen nur mit Wasser. Das gilt auch für deine Gesprächspartner:innen, Vorgesetzte und wer auch immer dein Buhmann ist.

Bevor du ein Gespräch ewig vor dir herschiebst, frag dich mal:

  • soll und kann es so bleiben wie es ist?
  • was kann schlimmstenfalls passieren?
  • was passiert, wenn ich nichts tue?

Wenn du nichts tust, passiert auf jeden Fall eins: ES WIRD NICHT BESSER. Und dein schlechtes Gefühl, deine SORGEN UND ÄNGSTE BLEIBEN.

Also: ran an die Buletten! Zurre einen Gesprächstermin fest und bereite dich vor. Du kannst das – Mit meinen Tipps kriegst du es easy hin. Und noch was: diese Übung wird dich immer stärker machen. Denn statt wegzulaufen und aufzuschieben, packst du es an. Du handelst und bist selbstbestimmt. Das wird je öfter du das tust, immer einfacher, und tut echt gut.

Diese Sicherheit strahlst du nach außen aus. Das spürt dein Umfeld. Du wirst besser akzeptiert!

In Gesprächen sagen die meisten nur die Hälfte von dem, was sie denken. Vor allem, wenn sie unsicher sind. Sie glauben, den Rest verstehen die anderen sowieso. Oder denken: keine Zeit, das noch zu sagen. Das ist echt der falsche Ansatz! Die Zeit brauchst du dann hinterher. Du weißt was ich meine, oder?

Wenn du nicht wirklich klar formulierst, bleibt Raum für Interpretation. Ergo: dein Gegenüber reimt sich zusammen, was sie/er glaubt. Da ist es fast selbstverständlich, dass ihr aneinander vorbeiredet. Vor allem, wenn ihr nicht auf einer Wellenlänge seid.

Mach das anders. Mit den Tipps die du jetzt von mir bekommst.

Essenz & Fazit:

Schwierige Gespräche gehören zum Leben dazu.

Drück dich nicht davor, sondern sieh sie als Chance. Dann geht’s dir besser. Es geht nicht nur um ein Gespräch. Es geht darum, einander zu verstehen und gut zusammen zu arbeiten.

Mach dir vorher einen Plan und Leitfaden. Das kannst du mit den Tipps aus diesem Blogartikel. Oder du nutzt meinen 1-2-3 Gesprächsleitfaden für Führungskräfte. Und sieh es so: „Jedes Problem ist ein Geschenk. Ohne sie würden wir nicht wachsen.“ (Tony Robbins)

 

So kriegst du bei unangenehmen Gesprächen ein für allemal die Kuh vom Eis

Ja, es kommt ein schwieriges Gespräch auf dich zu. Du hast dich jetzt aber entschieden, das als Chance zu nutzen. Um zu wachsen und dein Ziel zu erreichen. Super!

Du weißt: Aufschieberitis ist kontraproduktiv. Zumindest in diesem Fall. Denn du fühlst dich schlecht – obwohl noch gar nix passiert ist.

Außerdem registriert dein Umfeld, dass du nichts tust. Und macht sich einen eigenen Reim draus. Andere denken vielleicht, es ist dir egal, du kriegst es nicht hin oder noch schlimmer: du bist einverstanden.

Das ist aber nicht so. Deshalb packst du das Gespräch an, so schnell es geht.

Zuerst überlegst du dir: Was will ich im Gespräch erreichen? Was verhindern?

Dann nutzt du die 4 Schritte der Gewaltfreien Kommunikation nach Marshall B. Rosenberg. Du schreibst dir auf:

  1. Was ist wann, wie und wie oft passiert? Wer hat wann, was, zu wem gesagt? Welche Fakten habe ich. Stimmen sie wirklich? Was ist Hörensagen?
  2. Wie fühle ich mich? Jetzt und als es passiert ist?
  3. Was wünsche ich mir von ihr/ihm? Und sie/er wohl von dir? Gute Zusammenarbeit? Keinen Ärger? Soll die Aufgabe rund laufen?
  4. Was soll sie/er tun, damit es mir besser geht?

Punkt 4, die Bitte muss glasklar formuliert und gut verständlich sein. Da drücken wir uns meistens zu schwammig aus. Halten das zu allgemein. Genau das ist der Fehler – offen lassen, was andere tun sollen. Woher sollen die in unseren Kopf gucken können?

Ob das Gespräch gut läuft, merkst du schon mittendrin. Wenn ihr einen Dialog führt. Wo jede:r was sagt, zuhört und ihr gemeinsam über Lösungen sprecht.

Das gibt euch ein gutes Gefühl und kann echte Verbindung schaffen.

Essenz & Fazit:

Du weißt jetzt: Je früher du unangenehme Gespräche führst, desto weniger Stress und Ärgerzeit verschwendest du im Vorfeld.

Die 4 Schritte der Gewaltfreien Kommunikation (GFK) geben dir einen roten Faden. Mit dem kannst du dich klar ausdrücken und wirst besser verstanden. So kommst du zum Ziel.

Je öfter du das machst, desto leichter wird es. Und du wirst stärker – weil du unangenehme Dinge direkt in Angriff nimmst.

 

Mit diesen 3 Schritten punktest du in schwierigen Gesprächen

Wenn ich so zurück denke, wundere ich mich immer, wie wenig ich mich auf meine “Bauchschmerz-Gespräche” vorbereitet hab.

Mir fehlte dadurch Struktur und Klarheit. Vor allem – war ich unsicher. Außerdem gab’s kaum ein Follow up. Ein Fehler, durch den ich die ein oder andere Chance verpasst hab: Denn Gesprächsende heißt noch lange nicht, die Angelegenheit ist geregelt.

Heute weiß ich: ich hätte mir jede Menge Sorgen ersparen können. So kannst du es besser machen:

1. Bereite dich vor. Überleg dir rechtzeitig:

  • was will ich am Ende des Gesprächs erreicht haben?
  • hab ich meinem Gegenüber früh genug alle wichtigen Infos gegeben?
  • ist die Zeitplanung realistisch und hab ich Luft nach hinten, falls es länger dauert?
  • werden wir ungestört, in guter Atmosphäre sein?

2. Strukturiere dein Gespräch in diese 3 Teile:

  1. Begrüßung: Small-Talk und Überleitung zum Thema
  2. Gesprächsführung: nutz die 4 Schritte der GFK (hab ich dir oben beschrieben). Frage und höre zu – mach einen Dialog draus
  3. Fasse am Schluss zusammen: zähle auf, was du verstanden hast. Frag nach, ob dein Gegenüber es auch so sieht. Sag, was es deiner Meinung nach zu tun gibt. Frag nochmal nach, ob es passt. Fertig!

3. Mach eine Nachbereitung – reflektiere:

  • hab ich was vergessen?
  • hat sich im Nachgang was geändert und muss angepasst werden?
  • was war gut?
  • was will ich beibehalten?
  • was will ich beim nächstes Mal besser machen?
Zusatz-Tipp:
Hol dir Feedback zu deiner Gesprächsstruktur. Vielleicht sogar von deine:r Gesprächspartner:in. Das schafft Vertrauen und Sympathie – ein guter Schritt aufeinander zu.

Essenz & Fazit:

Mit den 3 Schritten: Vorbereitung – Gesprächsstruktur – Nachbereitung hast du einen Leitfaden für alle wichtigen Gespräche. Du fühlst dich sicherer und erkennst schon beim Austausch, ob alles gut läuft.

Die Nachbereitung hilft dir, offene Punkte oder Fehler aufzudecken. Du wirst immer besser und irgendwann ist es fast leicht.

 

Diese 5 Fehler machen fast alle: mit meinem Spezial-Tipp vermeidest du sie

Es ist eine Sache, sich die einzelnen Gesprächspunkte aufzuschreiben. Eine andere ist das ganze Drumherum. Die richtige Zeit und der richtige Ort zum Beispiel – die nonverbale Kommunikation.

Das wird ganz gerne vergessen. Dabei kannst du damit schon richtig punkten, bevor ihr nur einen Pieps gesagt habt.

Wenn du diese 5 häufigen Fehler bleiben lässt, sorgst du für eine richtig gute Gesprächskultur.

  1. Vorab nicht richtig informieren
  2. Zeit zu knapp kalkulieren
  3. Andere Meinung nicht akzeptieren
  4. Immer sofort und zu schnell Antwort geben
  5. Sich rechtfertigen

Na, wie sieht’s aus? Trifft das ein oder andere auch auf deine Gespräche zu?

Dann hilft dir mein Spezial-Tipp: Eine Kombi aus 2 Kommunikations-Rezepten

Rezept 1: Perspektivenwechsel vor dem Gespräch

Versetz dich in die Lage deiner Gesprächspartner. Frag dich:

  • Was würde ich vor dem Gespräch wissen wollen?
  • Was will sie/er wohl? Und was nicht?
  • Was kann schief gehen?
  • Wie reagiere ich dann?

Rezept 2: Aktives Zuhören im Gespräch

Gut zuzuhören ist die halbe Miete bei schwierigen Gesprächen. Dadurch zeigst du Interesse. Und weckst Sympathie. So könnt ihr aufeinander zugehen.

Aktiv zuhören geht so:

  • Deine Körperhaltung ist offen zugewandt (Augenhöhe, am besten am runden Tisch sitzen)
  • Du hältst Blickkontakt (nicht permanent, sondern so, dass klar ist, dass du zuhörst)
  • Du nickst und lächelst ab und zu
  • Wenn du Fragen hast, darfst du immer unterbrechen. Am besten mit einem Satz wie:
    • „Darf ich hier noch mal kurz nachfragen, dass ich’s richtig verstehe? Ist das ….?“
    • „Wenn ich dich richtig verstehe, meinst du ….“ oder

Essenz & Fazit:

Es ist gut, sich im Vorfeld in die Situation anderer zu versetzen. Überlege dir, was du an ihrer Stelle gerne hättest. Welche Informationen vor dem Gespräch? Welche Ziele allgemein?

Wenn dir das klar ist, kannst du dich drauf vorbereiten. Und Schnitzer in dem Bereich vermeiden. Außerdem ist das Setting sehr wichtig. Die Zeitplanung, die Räumlichkeit etc., alles wirkt. Und kann enorm zum Gesprächserfolg beitragen.

Übrigens – Die ein oder andere Meinungsverschiedenheit ist absolut ok. Das gehört dazu.

Zusatz-Tipp:
mach dir eine Checkliste. Oder nimm die aus meinem 1-2-3 Gesprächsleitfaden. Die nutz ab jetzt für alle wichtigen Gespräche. Das gibt dir Sicherheit und ein kompetentes Auftreten.

 

Mein Nummer-1-Erfolgsrezept wenn’s im Gespräch kriselt

Das kennst du auch: erstens kommt es anders, zweitens, als man denkt. Da haste dich jetzt super-duper auf dein Gespräch vorbereitet, und dann droht’s doch noch zu kippen.

Mein Nummer-1-Erfolgsrezept ist: spuck’s aus! Sag, wie du dich gerade fühlst und mach einen Vorschlag, wie’s weiter gehen soll.

Es passiert dann nämlich Folgendes:

  1. Du sprichst dein Gefühl an – und bist ehrlich. Auch mutig. Das macht dich sympathisch und dein Gegenüber fasst Vertrauen.
  2. Du überrascht. Wir sind nämlich nicht gewohnt, dass jemand im Business-Kontext von Gefühlen spricht. Womöglich bringt euch das ganz flux aus der Kriselnummer.

Das ist so, als wenn du auf der Konflikt-Rutschbahn abwärts rauscht. Im letzten Moment kriegst du nen Vorsprung zu fassen. An dem hältst du dich fest.

Diese 3 Formulierungen zeigen dir, wie du mein Nummer-1-Erfolgsrezept umsetzt:

  • „Puhhh, jetzt hab ich grad den Eindruck, das Gespräch läuft in die falsche Richtung. Das stresst mich jetzt. Ich würd das gerne vertagen, damit ich mich nochmal sammeln kann. Ok?
  • Fasse in Worte, was der Auslöser für das Kriseln war. Zum Beispiel:
    „Die Aussage …… find ich ehrlich gesagt schlimm/nicht gut. Das stresst/verunsichert/ärgert/enttäuscht/frustriert …. mich. Was genau meinst du damit?
  • „Ich fühl mich mit der Richtung in die unser Gespräch jetzt läuft unwohl. Hilf mir bitte mal. Was hätte ich deiner Meinung nach den tun sollen?

Essenz & Fazit:

Dass ein Gespräch entgleisen kann, auch wenn du dich noch so gut vorbereitet hast, ist normal. Wir haben alle unterschiedlich gute Tage. Das spielt immer eine wichtige Rolle.

Am besten ist, du stellst dich im Vorfeld drauf ein. Nimm dir vor, ruhig zu bleiben. Überleg dir ein paar Fragen. Die sind dein Leitfaden.

Sprich aus, wie es dir geht. Sei ehrlich und offen. Dadurch fühlt sich dein Gegenüber abgeholten und ist ebenfalls offener.

Es geht’s einfacher als du denkst – wenn du zum Beispiel meine 3 Formulierungen nutzt. Nimm sie auch gerne als Vorlage und passe sie auf deine Situation an.

 

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Den hab ich für Führungskräfte in Praxis und Krankenhaus entwickelt. Aber es ist egal, was und wo du arbeitest. Gespräche führen ist überall gleich.

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